HOẠT ĐỘNG

HOẠT ĐỘNG

NHÓM CHÍNH BẮC CHIẾC LA BÀN DẪN LỐI THÀNH CÔNG – BILL GEORGE VÀ DOUG BAKER

–––––o0o–––––

Sau khi đã thiết lập xong các nguyên tắc và giải quyết những xáo động, nhóm của bạn đã sẵn sàng bước vào giai đoạn hoạt động. Hoạt động là khi nhóm Chính Bắc tập trung vào những cuộc trao đổi có ý nghĩa và các thành viên trong nhóm đều hòa hợp với nhau.

Các nhóm có hiệu quả hoạt động cao có thể tồn đến 20 năm hoặc hơn, nhưng để đạt tới trạng thái này các thành viên phải có sự cam kết cao; các chương trình phải liên tục và sâu sắc; và thành viên phải tuân thủ các nguyên tắc của nhóm. Khi bảo đảm đầy đủ các điều kiện này, các thành viên sẽ cảm thấy rất hài lòng về nhóm.

MỘT NHÓM CÓ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CAO

Tháng Mười một năm 1976, Ted Cushmore, một lãnh đạo doanh nghiệp, và Lynn Truest, một luật sư biện hộ, hẹn nhau ăn sáng để bàn về việc thành lập nhóm theo quy mô hình của một nhóm tâm linh họ cùng tham dự vào mùa thu năm đó. Ban đầu, nhóm phát triển khá chậm vì Cushmore và Truesdell, mỗi người chỉ rủ thêm một người bạn cùng tham gia nhóm, Bốn thành viên ban đầu này bắt đầu họp hằng tuần tại một nhà hàng gần nhà.

Sự ồn ào và bầu không khí thiếu riêng tư ở nhà hàng khiến các cuộc gặp diễn ra khó khăn, vì vậy họ chuyển sang một nhà thờ gần đó. Tuy không có thành viên nào thường xuyên đi lễ, nhưng khung cảnh ở đó phù hợp với nhu cầu tập trung vào vấn đề tâm linh của nhóm hơn.

Do không đặt ra mục tiêu cụ thể về tư cách thành viên hay quy mô nhóm, nên họ tiếp tục mời thêm bạn bè. Do đặt lịch hẹn gặp trước giờ đi làm, nên họ đặt tên nhóm là Sáng thứ Năm. Sau khi nhóm đạt tới 12 thành viên, họ quyết định không bổ sung thêm mà chỉ cân nhắc thay thế những người rời đi. Trong những năm gần đây, một số thành viên đã nghỉ hưu và chuyển đến sống ở những vùng có khí hậu ấm hơn, khiến quy mô nhóm hiện tại giảm xuống còn mười người. Những người đã chuyển đi vẫn được mời tham gia nhóm khi họ về chơi.

Nhóm duy trì lịch họp hằng tuần trong suốt 34 năm qua. Mỗi thành viên đều phải phụ trách bốn chương trình trong một năm. Mở đầu cuộc họp, các viên dành ra 15 phút trong yên lặng, sau đó người chịu trách nhiệm điều hành cuộc họp đứng lên khởi động chương trình thảo luận kéo dài 30 phút. Sau đó, thông thường cuộc trao đổi sẽ chuyển sang những chủ đề rộng hơn mà các thành viên quan tâm.

Những nhà phát triển bất động sản Bruce Carlson giải thích: “Chúng tôi đã phát triển thành một nhóm hay suy nghĩ về thế giới và con người cũng như về việc những niềm tin tâm linh đã thấm nhuần vào quá trình ra quyết định của chúng tôi như thế nào. Thông thường, chúng tôi tập trung vào các câu hỏi liên quan đến khía cạnh đạo đức trong mọi lĩnh vực của cuộc sống – kinh doanh, chính trị, thậm chí là bóng chày.”

Chiêm nghiệm về sức sống lâu dài của nhóm, Cushmore cho rằng sự kết hợp giữa chất lượng giữ các thành viên và bản chất những cuộc khám phá của nhóm đã cho thấy “có điều gì đó cao cả hơn đang diễn ra.” Trải qua những năm tháng bên nhau, những thăng trầm của cuộc đời đã để lại dấu ấn trên cả nhóm. Khi trao đổi với họ, chúng tôi thấy rõ rằng việc chia sẻ những kinh nghiệm buồn vui đã mang đến nhiều mảng màu sắc phong phú cho họ, giúp họ có thể suy ngẫm sâu sắc hơn về cuộc sống của chính mình.

Ted Forbes, một vị lãnh đạo về hưu, kể lại việc cả nhóm an ủi và hỗ trợ ông như thế nào trong giai đoạn vợ ông mắc bệnh hiểm nghèo:

Trong thời gian đầu, tôi phải chia sẻ về căn bệnh bí ẩn của cô ấy và những tác động của nó đối với mình. Nếu không có nhóm này, có lẽ tôi sẽ chôn vùi và phủ nhận những cảm xúc của mình.

Nhóm đã giúp tôi nhìn ra vai trò mới của mình với các con. Không lâu sau khi Roxann mất, tôi gặp một tai nạn nghiêm trọng và phải phẫu thuật lưng. Một lần nữa, mọi người lại có mặt để hỗ trợ tôi. Chính qua những khoảnh khắc bi kịch đó, nhóm trở nên có ý nghĩa đặc biệt đối với tôi, và các thành viên khác cũng cảm nhận được điều này khi đến lượt họ cũng gặp phải những thời điểm khó khăn và được nhóm hỗ trợ.

Do thường xuyên tổ chức đi trượt tuyết ở Mỹ và châu Âu, nên nhóm nổi tiếng là vui vẻ với những thành viên ngầu. Một vấn đề khó xử phát sinh khi một số người không phải thành viên cũng muốn tham gia các chuyến trượt tuyết của họ, nhưng nhóm quyết định không đưa người ngoài vào. Vì một số thành viên thích môn bóng chày, nên nhóm còn nổi tiếng vì những chuyến đi xem các trận đấu bóng chày lớn.

Trong nhóm, Có một số thành viên rất hoạt ngôn và thích nói. Trong một chuyến đi nghỉ cuối tuần để bàn về cách nâng cao giá trị của nhóm đối với các thành viên, họ đã quyết định sử dụng hình ảnh ẩn dụ về “cây gậy nói”. Đây là một truyền thống của thổ dân Mỹ, nhắc mọi người nhớ rằng một thành viên chỉ có thể lên tiếng khi cầm cây gậy nói trong tay.

Theo vị luật sư về hưu Norm Carpenter: “Ý tưởng cây gậy nói đã trở thành một công cụ hết sức đắc lực. Khi ‘cầm gậy’, bạn có thể hoàn thành phần phát biểu của mình trước khi người khác được phép xen vào. Do mọi người trong nhóm đều có vô vàn ý tưởng để chia sẻ với nhau, nên chúng tôi phải áp dụng một chút kỷ luật. Người đang nói nếu bị xen ngang sẽ lên tiếng nhắc nhở ‘kẻ phá bĩnh’ rằng: Này, tôi vẫn đang cầm gậy đấy nhé.

Truesdell nhận xét như sau về các cuộc thảo luận trong nhóm:

Sức sống lâu dài của nhóm và những mối quan hệ chúng tôi đã vun đắp được chủ yếu dựa vào việc cùng nhau tìm hiểu những khía cạnh trong con người mình cũng như thân phận của toàn thể nhân loại. Con người phải cùng nhau chia sẻ niềm vui và cả những nỗi đau khổ sâu sắc. Niềm vui và nỗi đau khổ là hai mặt của cùng một đồng xu. Nhìn nhận chúng theo hướng lành mạnh, toàn vẹn và phong phú là việc rất khó thực hiện nhưng vô cùng quan trọng. Sự tương tác cá nhân trong nhóm đóng vai trò thiết thực, nhất là với đàn ông, vì chúng tôi dường như có ít cơ hội trao đổi kiểu này hơn.

Chia sẻ những trải nghiệm vui buồn và các cảm xúc liên quan, dù là cảm xúc của chính chúng tôi hay của người khác, làm một phần quan trọng trong ý nghĩa của cuộc sống.

Điều gì đã giúp nhóm này duy trì được lịch sinh hoạt đều đặn hằng tuần trong một thời gian dài đến vậy? Nhóm không những đã sống sót qua sự thử thách của thời gian mà còn trở thành một phần có ý nghĩa trong cuộc sống của các thành viên. Xem xét kỹ hơn về câu chuyện của họ, chúng tôi thấy bà ba điểm nổi bật sau:

• Các thành viên đã xây dựng được những sợi

dây gắn bó chặt chẽ cùng sự tôn trọng, tin cậy

và quan tâm sâu sắc đến nhau.

• Các chương trình hoạt động nhóm của họ

mang lại trải nghiệm học tập quan trọng, gần

gũi với cá nhân mỗi người và có giá trị.

• Nhóm đã chia sẻ với nhau những niềm vui

và nỗi buồn trong cuộc sống, họ cũng hỗ trợ

từng cá nhân gặp phải thời điểm cam go.

Nhóm Sáng thứ Năm là ví dụ tiêu biểu minh họa cho những lợi ích của các nhóm Chính Bắc trong việc giúp các thành viên trưởng thành và đương đầu với những thử thách lớn trong cuộc sống - điều tất cả chúng ta đều sẽ phải trải qua.

LINH HỒN CỦA NHÓM CHÍNH BẮC

Trái tim của một nhóm Chính Bắc nằm ở giá trị của những cuộc thảo luận được thiết kế để giúp các thành viên phát triển bản thân và nâng cao năng lực lãnh đạo. Trong bảy năm qua, chúng tôi đã phát triển chương trình chuyên sâu dành cho thành viên các nhóm Chính Bắc, và hơn 300 nhóm đã sử dụng chương trình này. Chương trình 12 chủ đề ban đầu(trình bày ở phần Nguồn lực 1) được thiết kế đặc biệt để thúc đẩy hơn nữa sự phát triển bản thân và nâng cao năng lực lãnh đạo cho các thành viên trong nhóm. Một tác dụng khác, có vai trò quan trọng không kém của chương trình này là nhanh chóng tạo bầu không khí cởi mở, chia sẻ, đồng thời xây dựng mối thân tình, gần gũi trong nhóm.Quá trình này theo sát những nội dung được bàn đến trong cuốn True North.

Như đã nêu ở Chương 4, quá trình này bắt đầu với việc các cá nhân bày tỏ mối quan tâm đối với sự phát triển bản thân và nâng cao năng lực lãnh đạo, và chia sẻ những câu chuyện xung quanh cuộc sống của họ, bao gồm cả những trở ngại lớn nhất họ phải đương đầu. Để bao quát được hết các chủ đề này, có thế cần đến vài cuộc họp nhằm bảo đảm rằng mọi thành viên đều có đủ thời gian để chia sẻ về bản thân. Sở dĩ có thể thực hiện chia sẻ ở mức độ sâu sắc như thế ngay từ giai đoạn nhóm mới hoạt động là do các thành viên đều tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc của nhóm, đặc biệt là về giữ bí mật và lắng nghe không phán xét.

Các buổi họp này có thể sẽ giúp cả nhóm gần gũi nhau hơn vì mọi người đều có cơ hội tìm hiểu kỹ hơn về nhau. Khi ấy, mọi người sẽ thấu hiểu những khó khăn trong cuộc sống của các thành viên khác - một điều rất khó cảm nhận được khi thoạt nhìn từ bên ngoài. Những cuộc trao đổi này cũng là cơ hội để các thành viên khác có dịp chiêm nghiệm về ảnh hưởng của những tình huống tương tự lên chính cuộc sống của họ. Những câu chuyện như vậy. Có sức hút mạnh hơn gấp bội so với quan điểm của các thành viên về tình hình nền kinh tế, chính trị, hay thể thao.

Sáu chủ đề tiếp theo bàn cụ thể đến những khía cạnh quan trọng nhất trong sự phát triển của mỗi người: sự tự nhận thức, các giá trị, niềm đam mê và động lực, tài năng và khả năng, các mối quan hệ và mạng lưới hỗ trợ, và cách để có một cuộc sống viên mãn. Hai chủ đề cuối trong chương trình 12 phần này bàn đến mục đích của cuộc sống và trao quyền cho người khác. Sau khi hoàn tất 12 phần đầu tiên trong chương trình, các thành viên trong nhóm trao đổi với nhau những ý kiến đóng góp mang tính xây dựng và chân thành. Phần nguồn lực 2 đưa ra những gợi ý về cách thực hiện và tiếp nhận ý kiến đóng góp.

Sau chương trình ban đầu này, nhóm nên phát triển một series các chương trình phù hợp với sở thích của nhóm. Việc lựa chọn chủ đề có thể do cả nhóm hoặc người được giao vai trò điều hành nhóm thực hiện. Theo gợi ý của chúng tôi, các bạn nên hoàn thành chương trình khởi động trước khi chuyển sang lập danh sách ý tưởng làm chương trình. Phần Nguồn lực 2 cũng cung cấp một danh sách các chương trình đề xuất ngoài 12 chủ đề đầu tiên. Để có thêm ý tưởng và sự hỗ trợ, bạn có thể liên hệ với Học viện Nhóm Chính Bắc theo thông tin đề cập ở cưới cuốn sách này.

Chương trình này là một công cụ đắc lực giúp các thành viên tự pháp triển bản thân và xây dựng mối quan hệ gần gũi với nhau hơn, từ đó tạo nền móng để xây dựng một nhóm có hiệu quả hoạt động cao.

NHỮNG YẾU TỐ THEN CHÔT CHO CÁC NHÓM CÓ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỐT

Hãy cùng khám phá những yếu tố then chốt của các nhóm có hiệu quả hoạt động tốt. Biểu 5 liệt kê tám yếu tố chính bảo đảm sự tồn tại lâu dài và giá trị của nhóm đối với các thành viên.

Các thành viên có sự cam kết cao và thường xuyên tham gia sinh hoạt nhóm.

Lòng tin được xây dựng dựa trên sự gần gũi, thân tình và cam kết giữ bí mật.

Thành viên tuân thủ các nguyên tắc nhóm đã vạch ra.

Chất lượng mối quan hệ cao và các thành viên gắn bó khăng khít.

Các cuộc họp được điều hành tốt.

Chủ đề trao đổi có ý nghĩa.

Nhóm có những kỳ nghỉ định kỳ.

Đánh giá nhóm hằng năm.

Biểu 5: Những yếu tố cần thiết cho thành công của một nhóm Chính Bắc.

CÁC THÀNH VIÊN CÓ SỰ CAM KẾT CAO VÀ THƯỜNG XUYÊN THAM GIA SINH HOẠT NHÓM

Đạo diễn Woody Allen đã nói: “80% thành công đến từ việc có mặt đầy đủ.” Để một nhóm Chính Bắc có thể duy trì hiệu quả hoạt động, các thành viên phải có sự cam kết với nhóm. Thiếu đi sự cam kết này, nhóm sẽ không thể tồn tại. Nếu ứng viên nào muốn gia nhập nhưng không chắc chắn về khả năng tham gia các cuộc họp nhóm, thì tốt hơn hết nên giải quyết những vấn đề này ngay từ đầu thay vì để chúng leo thang thành những trận xáo động trong nhóm sau này. Câu chuyện dưới đây là một ví dụ.

Đầu năm 2010, mười người muốn thành lập nhóm kết hợp giới tính tập hợp lần đầu tiên để bàn về việc tổ chức nhóm ở một thành phố lớn miền Trung Tây. Khi chuyển sang phần quyết định tần suất và thời gian cho các cuộc họp, số lượng thành viên cam kết tham gia bắt đầu giảm dần. Hai người rút lui vì không thể thu xếp họp vào các ngày thứ tư hàng tuần. Một người khác rời nhóm vì sợ lịch họp nhóm thường xuyên có thể ảnh hưởng không tốt đến những ưu tiên trong công việc. Một người khác, một vị lãnh đạo về hưu, cảm thấy không thoải mái với kỳ vọng của nhóm về mức độ chia sẻ cởi mở giữa các thành viên.

Khi cuộc họp đầu tiên được tổ chức vào ba tuần sau đó, chỉ có năm người xuất hiện. Tới cuối buổi họp, thêm hai người nữa rời đi vì không thể cố gắng thực hiện các cam kết, vì vậy nhóm giảm xuống còn ba thành viên. Họ đặt ra một nguyên tắc yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm phải tham gia sinh hoạt ít nhất 80% tổng thời gian, nếu không sẽ phải ra khỏi nhóm. Sau khi sàng lọc kỹ lưỡng, họ chiêu mộ thêm ba thành viên nữa.

Khi ngẫm lại, nhóm này thật may mắn vì đã loại bỏ được những người không thể cam kết hoàn toàn với nhóm ngay từ đầu, thay vì phải hạ thấp kỳ vọng hoặc mập mờ về những yêu cầu đối với việc tham gia sinh hoạt nhóm.

LÒNG TIN ĐƯỢC XÂY DỰNG DƯA THÂN TÌNH VÀ CAM KẾT GIỮ BÍ MẬT

Ở chương nói về việc thiết lập các nguyên tắc, chúng tôi có đưa ra gợi ý rằng tất cả các thành viên nên ký vào bản cam kết tuân thủ đúng các nguyên tắc của nhóm. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, không thể kỳ vọng các thành viên cởi mở và xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau nếu mọi người không cam kết giữ kín thông tin về những cuộc trao đổi trong nhóm, Khi gia nhập nhóm Chính Bắc, mọi người cần biết rằng họ có thể tin tưởng lẫn nhau, chứ không nên nghĩ rằng người khác phải chứng minh bản thân xứng đáng nhận được sự tin tưởng của nhóm.

TUÂN THỦ CÁC NGUYÊN TẮC NHÓM ĐÃ VẠCH RA.

Các nhóm có hiệu quả hoạt động tốt thường tuân thủ chặt chẽ những nguyên tắc đã thống nhất. Ngoài ra, họ còn tuân thủ các nguyên tắc bất thành văn trong nhóm. Đó là một trong những lý do vì sao các nhóm của YPO lại hoạt động hiệu quả và mở rộng nhanh chóng. Các nhóm kém hiệu quả hơn thường có xu hướng ít tuân thủ nguyên tắc nhóm, và điều này thường khiến nhóm phải giải tán.

Thách thức xuất hiện khi các nguyên tắc bị vi phạm. Cách nhóm xử lý các vấn đề này sẽ quyết định hiệu quả của nhóm trong việc đáp ứng nhu cầu của thành viên trong dài hạn. Dưới đây là một ví dụ về cách nhóm xử lý một vấn đề ngày càng nghiêm trọng về nguyên tắc tham gia sinh hoạt nhóm đầy đủ.

Một nhóm ban đầu gặp định kỳ vào sáng thứ Sáu hằng tuần; cách sắp xếp này đã diễn ra suôn sẻ trong nhiều năm. Sau đó, mọi người để ý thấy rằng việc tuân thủ lịch sinh hoạt của nhóm ngày càng đi xuống. Khi bàn về vấn đề này trong một cuộc họp, nhóm biết được một vài thành viên vừa mua nhà ven hồ nên phải đi làm sớm vào các ngày thứ Sáu để buổi chiều có thể về sớm nhằm tránh tắc đường. Kết quả, nhóm thống nhất chuyển sang họp vào các ngày thứ Tư. Các thành viên bắt đầu tham gia đầy đủ hơn, và họ tiếp tục duy trì lịch họp này tới nay.

Một cách để duy trì sự hài lòng của các thành viên là tìm hiểu xem có nguyên tắc cũ nào không còn hiệu quả và nhanh chóng xử lý.

CHẤT LƯỢNG MỐI QUAN HỆ VÀ SỰ GẮN BÓ KHĂNG KHÍT GIỮA CÁC THÀNH VIÊN

Hồn cốt của bất kỳ nhóm nào có sức sống lâu dài cũng đều là sự gắn bó giữa các thành viên và bầu không khí tích cực trong nhóm. Tuy khó có thể hình dung rõ về bầu không khí tích cực này, nhưng vai trò của nó được phát huy khi nhóm gặp phải vấn đề. Nếu giữa các thành viên có tình cảm tích cực và sự tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ có thể đương đầu với các vấn đề phát sinh và giải quyết chúng. Thiếu đi những yếu tố này, nhóm sẽ gặp nhiều rủi ro.

Sự gắn bó và mối quan hệ giữa các thành viên cũng rất quan trọng đối với các cuộc trao đổi trong nhóm. Các thành viên có thực lòng tôn trọng sự khác biệt về quan điểm của nhau không? Họ có sẵn sàng thể hiện những sự khác biệt này mà không gặp phải sự khó chịu hay thách thức của các thành viên khác không?

Gary Smaby nhận xét về nhóm của mình như sau: “Cần phải có sự trao đổi tự do – cả về mặt tích cực lẫn tiêu cực – về những gì phát huy hiệu quả để tìm hiểu xem nhóm muốn tiếp tục như thế nào.” Anh chia sẻ tiếp:

Nhóm của tôi có đủ khả năng để điều chỉnh mọi cuộc trao đổi nếu chúng đi chệch hướng. Không có ai trên, ai dưới trong nhóm cả. Đôi khi cả nhóm đồng tình cử một người đứng ra dẫn dắt nhóm trong vài buổi họp, nhưng nhìn chung đây vẫn là cơ cấu tổ chức phẳng. Dần dần, tất cả chúng tôi đều cùng nhau chia sẻ vai trò lãnh đạo nhóm.

Chúng tôi phát hiện ra rằng sự tương tác trong các cuộc họp nhóm cũng có thể giúp xây dựng sự gắn bó giữa các thành viên. Các kỳ nghỉ của nhóm cũng có hiệu quả tương đương, vì ở đây mọi người đều có cơ hội tham gia vào các hoạt động nhóm và những cuộc trao đổi mở rộng hơn so với khuôn khổ các cuộc họp định kỳ vốn bị hạn chế về thời gian.

CÁC CUỘC HỌP ĐƯỢC ĐIỀU HÀNH TỐT

Ở chương 3, chúng tôi đã trình bày về các mô hình lãnh đạo nhóm khác nhau – thành viên quản lý, thuê nhà điều hành chuyên nghiệp, hoặc cắt cử riêng một người đảm nhận vai trò dẫn dắt nhóm lâu dài. Dù nhóm lựa chọn mô hình hoạt động nào, thì điều quan trọng vẫn là người lãnh đạo nhóm phải thực hiện tốt việc điều hành và thích nghi với những nhu cầu của nhóm.

Chất lượng và sự đa dạng trong việc điều hành là yếu tố quan trọng giúp các cuộc họp của nhóm luôn thú vị, đồng thời bảo đảm sự tham gia sôi nổi của các thành viên. Việc để các thành viên luân phiên dẫn dắt nhóm cũng góp phần giữ cho các cuộc họp luôn mới mẻ với nhiều phong cách điều hành khác nhau. Duy trì quá lâu một người điều hành có thể khiến cả nhóm trở nên phụ thuộc và giảm sự tham gia của các thành viên.

Khi các thành viên luân phiên vai trò lãnh đạo, thông thường mọi người sẽ kỳ vọng chất lượng các cuộc trao đổi trong nhóm vẫn đáp ứng được tiêu chuẩn của nhóm. Nếu có thành viên nào cần được hướng dẫn để nâng cao kỹ năng điều hành nhóm, thì những ý kiến đóng góp từ mọi người có thể giúp họ cải thiện dần, hoặc họ có thể tham khảo hướng dẫn cho nhà điều hành nhóm ở phần Nguồn lực 7.

CHỦ ĐỀ TRAO ĐỔI CÓ Ý NGHĨA

Ở phần đầu chương này, chúng tôi đã bàn đến những chủ đề thảo luận có thể giúp nhóm Chính Bắc trở nên có ý nghĩa hơn đối với các thành viên. Chìa khóa là lựa chọn những chủ đề có khả năng thu hút sự tham gia của thành viên ở cấp độ cá nhân. Nếu các cuộc thảo luận quá tập trung vào khía cạnh trí tuệ, mọi người có thể sẽ né tránh bàn đến vấn đề cảm xúc, trải nghiệm và niềm tin cá nhân. Nếu chuyện này xảy ra, nhóm sẽ phát triển thành một nhóm chuyên gia, trong đó các thành viên chỉ trao đổi kiến thức với nhau. Đây có thể là một hướng đi thú vị, nhưng nó không dẫn đến sự phát triển cá nhân và năng lực lãnh đạo. Hãy xem xét vì dụ dưới đây.

Một nhóm kết hợp giới tính đã hoạt động được hai năm đang thực hiện cuộc khảo sát thành viên trong kỳ nghỉ của nhóm thì Jennifer, thành viên trẻ nhất, lên tiếng nhờ giúp đỡ. Cô nhận được ý kiến phản hồi trong nhóm rằng các chương trình do cô dẫn dắt trong năm vừa qua không tạo được sự hứng thú. Jennifer đã chọn các chủ đề trên báo chí về những bất ổn trên thế giới.

Vốn là giám sát viên trong một hãng bán lẻ, Jennifer ít có kinh nghiệm điều hành nhóm, kể cả ở nơi làm việc hay trong cộng đồng. Một nhà tâm lý học xung phong hướng dẫn Jennifer cách điều hành nhóm. Anh khuyên cô lựa chọn những chủ đề khiến các thành viên nghĩ đến những trải nghiệm và niềm tin của họ. Đó là cách tốt nhất để thu hút cả nhóm tham gia vào những cuộc trao đổi có ý nghĩa.

NHỮNG KỲ NGHỈ ĐỊNH KỲ CỦA CẢ NHÓM

Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng những kỷ niệm mọi người nhớ nhất và trân trọng nhất thường là về những kỳ nghỉ có sự tham gia của cả nhóm. Có thể tổ chức kỳ nghỉ ở bất kỳ nơi nào khác với địa điểm họp định kỳ của nhóm. Hình thức nghỉ tốt nhất thường là những chuyến dã ngoại hòa mình vào thiên nhiên, cách xa thành phố, ở nhà nghỉ dưỡng của một thành viên hoặc khu liên hợp nghỉ dưỡng. Việc tổ chức các hoạt động như đạp xe, đi bộ, trượt tuyết hay quần vợt đều góp phần gia tăng trải nghiệm cho thành viên. Hình thức tổ chức hoạt động trong bối cảnh nghỉ dưỡng khiến mọi người thoải mái và cởi mở hơn, hiểu nhau hơn. Phần Nguồn lực 9 sẽ cung cấp thêm các ý tưởng tổ chức kỳ nghỉ cho nhóm.

Nghỉ dưỡng là thời điểm hoàn hảo để khai thác các chủ đề lớn, đòi hỏi nhiều thời gian hơn để chuẩn bị, chiêm nghiệm và bàn luận. Một câu hỏi gồm ba phần có thể phát huy hiệu quả tốt, ví dụ: Bạn sẽ làm gì để phát triển bản thân về các khía cạnh thể chất, trí não và tinh thần? Sau khi yêu cầu những người tham gia chuẩn bị trước về câu hỏi này, có thể chia nội dung hoạt động thảo luận trong kỳ nghỉ thành ba phần riêng biệt, trong đó cuối mỗi phần (hoặc tách riêng hẳn thành phần thứ tư) mọi người lại dành thời gian để cùng khám phá mối quan hệ gắn kết giữa ba khía cạnh này đối với bản thân mình.

Kỳ nghỉ cách xa khỏi môi trường quen thuộc hằng ngày cũng là thời gian lý tưởng để đánh giá hoạt động của nhóm xét từ góc độ quy trình hoạt động. Nhóm có thể thực hiện đánh giá, rà soát về các nguyên tắc của nhóm, tổ chức lấy ý kiến, làm mới bản cam kết thành viên, hoặc bàn xem có nên mở rộng nhóm hay không. Để bảo đảm sự đoàn kết và thống nhất của nhóm, tất cả các thành viên đều phải có mặt trong những sự kiện như thế này.

ĐÁNH GIÁ NHÓM HẰNG NĂM

Để duy trì sự hài lòng ở mức độ cao của các thành viên, cần phải thường xuyên chú ý tới các mối quan hệ trong nhóm Chính Bắc. Thi thoảng điều chỉnh và thay đổi cách vận hành sẽ giúp nhóm luôn duy trì được sự sắc bén và ý nghĩa. Nên cử một thành viên đảm nhận nhiệm vụ để ý xem trong nhóm có tiềm tàng sự xáo động nào không.

Ngay cả những nhóm có hiệu quả hoạt động cao cũng cần điều chỉnh để duy trì được sự sắc bén của mình. Theo dõi sự hài lòng của thành viên thông qua một chương trình đánh giá nhóm thường niên có thể giúp ngăn chặn những vấn đề lớn phát sinh. Nhóm sẽ có được nhiều lợi ích nếu thực hiện kiểm tra định kỳ hằng năm thông qua những bài khảo sát sự hài lòng của thành viên (Nguồn lực 8).

Sau đây là ví dụ về một nhóm biết sử dụng hiệu quả chương trình đánh giá hằng năm. Một nhóm gồm bảy người phụ nữ mang tên Mick`s Chicks. Họ có mối quan hệ tốt đẹp nhưng thường chỉ tập trung vào các cuộc trao đổi về xã hội và ăn uống chung với nhau chứ không bàn về những vấn đề quan trọng. Trong năm đầu tiên, Diane đứng ra tổ chức kỳ nghỉ qua đêm cho nhóm ở ngôi nhà nghỉ dưởng của mình. Kỳ nghỉ thành công đến nỗi cả nhóm quyết định tháng Tư hằng năm sẽ đến đó với nhau.

Tới năm thứ ba, nhóm thực hiện chương trình đánh giá lần đầu tiên, kéo dài gần một buổi chiều. Kết quả, mọi người quyết định thay đổi nội dung các cuộc trao đổi định kỳ, dừng những chủ đề hời hợt và tập trung hơn vào những vấn đề mang tính cá nhân. Họ cũng thống nhất sẽ thực hiện đánh giá nhóm vào tháng Tư hằng năm.

SUY NGẪM VỀ NHỮNG NHÓM CÓ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CAO

Một rủi ro đe dọa đến hiệu quả hoạt động của nhóm là không coi trọng nỗ lực của nhóm. Mọi người thường dễ rơi vào trạng thái tự mãn khi nhóm hoạt động tốt, nhất là trong những năm đầu khi cần phải liên tục điều chỉnh và hoàn thiện các hoạt động của nhóm để duy trì sự hài lòng của thành viên. Trong các nhóm có mức độ cam kết và hài lòng cao, các yếu tố quan trọng nhất để duy trì sự hài lòng là mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm và thái độ sẵn sàng tham gia vào các cuộc thảo luận sâu sắc.

Gary Smaby nhận xét như sau về nhóm của mình, vốn có hiệu quả hoạt động tương đối cao:

Tôi cho rằng chủ đề trao đổi không quan trọng bằng nội dung trao đổi xuất phát từ chủ đề đó. Giá trị của cuộc thảo luận không nằm ở xuất phát điểm của nó mà nằm ở cách nó diễn ra. Câu hỏi ban đầu thường dễ dàng bị lu mờ đi vì ai đó sẽ đưa cuộc trao đổi theo một hướng khác mới mẻ và thú vị hơn. Chúng tôi vẫn thường đi chệch khỏi chủ đề ban đầu do người điều hành khởi xướng.

Một số nhóm đặt ra câu hỏi liệu có nên mở rộng mục đích nhóm vượt ra khỏi sự phát triển cả nhân của các thành viên và bao gồm cả mục đích chung về cộng đồng hay không. Có những nhóm đã tham gia vào các dự án phục vụ cộng đồng như tổ chức Chỗ ở cho Nhân loại hoặc giúp đỡ người dân ở Haiti. Một số nhóm khác dẫn các thành viên trong gia đình đi theo trong những kỳ nghỉ chung của nhóm. Một số khác bàn đến những vấn đề như giáo dục trẻ từ nhỏ. Cuối cùng, hầu hết các nhóm đều quyết định để thành viên tự chọn các vấn đề và tổ chức họ có thể hỗ trợ để nhóm có thể tập trung vào sự phát triển riêng của mình.

Nhóm có hiệu quả hoạt động cao sẽ khiến thành viên vô cùng hài lòng, nhưng nhóm cũng phải không ngừng tự làm mới chính mình. Các gợi ý xuyên suốt cuốn sách này là công cụ đắc lực giúp bạn phát triển nhóm Chính Bắc của mình và duy trì hiệu quả hoạt động cho nhóm.

–––––o0o–––––

Trích: Nhóm Chính Bắc

Tác Giả: Bill George Và Doug Baker

Dịch Giả: Khánh Trang

NXb: Công Thương và Thaihabooks in năm 2020

Ảnh: Nguồn Internet