CÓ CUỘC SỐNG HÀI HÒA - DALE CARNEGIE - 10 BƯỚC ĐỂ CÓ CUỘC SỐNG TRỌN VẸN.

Tất cả chúng ta đều muốn hạnh phúc và sống trong môi trường an lành. Nhưng các xung đột trong công việc, gia đình và trong những hoạt động khác làm xáo trộn sự hài hòa trong cuộc sống của chúng ta.

Đã có nhiều sách vở, tài liệu viết về cách tạo ra và duy trì hạnh phúc gia đình. Trong cuốn sách này, chúng ta sẽ tập trung vào việc duy trì sự hài hòa trong công sở. Nhưng hãy nhớ rằng hầu hết các đề nghị giải quyết xung đột ở đây cũng đều có thể áp dụng trong gia đình, cộng đồng và xã hội.

Với tư cách là sếp hoặc trưởng nhóm, chúng ta cần nhanh nhạy nhận ra những dấu hiệu xung đột, có biện pháp ngăn ngừa nếu có thể và cố gắng giải quyết nhanh chóng nếu nó xảy ra.

Trong bất cứ một cơ quan, tổ chức nào có nhiều nhân viên, việc hiểu lầm, bất mãn hay đơn giản chỉ là lời kêu ca, than phiền là điều rất tự nhiên. Không có xung đột nào khiến ban giám đốc phải chú ý thì không có nghĩa là… không hề có tranh chấp xảy ra. Ngược lại, rất có thể nhân viên cấp dưới không có cách nào trình báo cho ban giám đốc biết xung đột đang xảy ra. Và như vậy, việc truyền đạt thông tin từ dưới lên trên đã bị tắc nghẽn ở đâu đó.

Vấn đề không được phát hiện và khắc phục hay giải quyết ổn thỏa làm nhức nhối tâm trí những người bị kẹt trong cuộc xung đột. Dù là trong công việc hay trong cuộc sống cá nhân, chắc chắn có lúc chúng ta sẽ thấy mình bị ám ảnh phải làm gì đó để thay đổi tình thế. Và điều đó làm chúng ta bị phân tâm hay mất tập trung đối với công việc mình muốn làm và cảm thấy bất an. Trong môi trường công sở, nhân viên đang kẹt trong xung đột sẽ làm việc chậm chạp, năng suất sụt giảm, thường vắng mặt và/hoặc dễ nghỉ việc. Điều đó cũng có thể dẫn tới sự đối kháng nghiêm trọng giữa các bên tranh chấp. Vấn đề quan trọng là cần có cách nào đó để mang sự bức xúc và xung đột tới những người có trách nhiệm trong cơ quan, tổ chức nhằm có thể giải quyết vấn đề.

• Thiết Lập Cơ Chế Liên Lạc Cởi Mở

Hầu hết cơ quan, tổ chức đều có những cách để giữ cho những kênh liên lạc được khai thông. Để giúp giải quyết xung đột, chúng ta cần bảo đảm kênh liên lạc thông suốt từ ban giám đốc xuống nhân viên cấp dưới và quan trọng không kém là theo chiều ngược lại, tức là kênh liên lạc từ nhân viên cấp dưới lên tới ban giám đốc. Cần truyền đạt rõ ràng tất cả chính sách và thủ tục của công ty tới tất cả nhân viên. Có thể thực hiện việc đó bằng cách xây dựng nên Sổ tay Hướng dẫn Nhân viên và đặt ở nơi dễ tham khảo. Trong các buổi họp với nhân viên, sếp cần giải thích và nhắc nhở những nội dung trong cuốn sổ tay này. Và khi nhân viên lần đầu vi phạm, sếp cần nhắc nhở họ trước khi ban hành biện pháp kỷ luật.

Trên thực tế, việc truyền đạt thông tin từ ban giám đốc xuống nhân viên cấp dưới hiếm khi có trục trặc, nhưng thông tin đi theo chiều ngược lại thì không dễ dàng. Trong trường hợp này, sếp trực tiếp đóng vai trò rất quan trọng bởi vì sếp phải tạo được niềm tin tuyệt đối cho thuộc cấp của mình. Tức là, không chỉ cảm thấy an toàn, nhân viên còn cảm thấy hữu ích khi trình bày bức xúc của mình cho sếp, đồng thời vấn đề sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và công bằng.

Nhà lãnh đạo kiệt xuất thấy những cơ hội trong mỗi tình huống khó khăn, chứ không phải thấy khó khăn trong từng cơ hội.

_Reed Markham, giáo sư

• Giữ Hòa Khí

Nếu sự bất đồng ý kiến hoặc tình trạng thù địch bị bưng bít, vấn đề không chỉ không giải quyết được, mà còn khiến người ta chia rẽ. Những người bị dính líu có khả năng bất hợp tác với nhau không những trong chính vấn đề bất đồng, mà còn trong những vấn đề khác khi làm việc chung. Do đó, các bên phải nỗ lực giải tỏa căng thẳng. Dưới đây là một số gợi ý:

1. Hãy bắt tay giải quyết vấn đề bất đồng khi tình hình lắng dịu bởi vì khi các bên đang nóng giận hay bực mình, sẽ rất khó đạt được kết quả. Nếu thấy tình hình hiện tại quá căng thẳng, hãy khoan xử lý. Nếu không gấp, chúng ta có thể tổ chức một buổi họp sau đó để thảo luận cách giải quyết. Nếu tình hình cấp bách, có thể tận dụng buổi nghỉ giải lao nhằm làm giảm căng thẳng. Tuy nhiên, cần chú ý rằng không thể chờ đợi quá lâu vì căng thẳng sẽ “ngấm” vào những người có liên quan và càng nghĩ tới “câu chuyện bực mình” đó, nó sẽ càng trở nên “thật hơn” trong tâm trí họ.

2. Trước khi hòa giải, bạn có thể nói chuyện riêng rẽ với từng bên để hiểu lập trường của họ. Hãy hỏi những câu hỏi để có được thông tin hữu ích, đại loại như sau:

• Mara, hãy kể lại tình hình lúc đó đi.
• Khi bạn nói với Corey như vậy, anh ấy đã nói gì?
• Bạn đã phản ứng như thế nào khi anh ấy nói điều đó?
• Tại sao điều này làm bạn nổi giận?
• Tại sao bạn nghĩ Corey không thể hiểu quan điểm của mình?
• Tôi có thể làm gì để giúp bạn đây?

Sau đó, hãy gặp riêng Corey và hỏi những câu hỏi tương tự.

3. Hãy chọn một địa điểm trung lập đối với các bên. Nếu tranh chấp xảy ra giữa các sếp hoặc thành viên trong những phòng ban khác nhau, chúng ta tổ chức buổi hòa giải cho các bên trong phòng họp của công ty, tách biệt hẳn chỗ làm việc bình thường. Khi tổ chức việc hòa giải tại nơi làm việc của một bên trong cuộc tranh chấp, bên kia có thể cảm thấy không thoải mái.

4. Trong trường hợp hai nhân viên trong cùng một nhóm xảy ra bất đồng ý kiến, nếu có thể, hãy xem vấn đề giữa hai người như là vấn đề của toàn bộ nhóm. Khi đó, chúng ta sẽ giải quyết vấn đề ở mức độ cao hơn, mà không chỉ là tranh chấp giữa hai cộng sự bởi vì vấn đề sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ nhóm nếu không được dàn xếp ổn thỏa.

5. Với tư cách là người hòa giải, bạn đừng giành ưu thế hay chi phối buổi thảo luận và hãy bắt đầu theo cách thật thân thiện. Chẳng hạn, có thể nói như sau: “Như hai bạn đã biết, hoàn tất đúng hạn dự án là điều vô cùng quan trọng. Giờ đây, chúng ta lại kẹt vào tình huống này và phải vượt qua. Mara và Corey, đây là dự án của các bạn và hai bạn bất đồng về cách thực hiện. Chúng ta hãy thảo luận vấn đề và cùng tìm giải pháp để có thể thỏa hiệp với nhau.”

Hòa bình không phải là sự vắng mặt của xung đột, mà là sự hiện hiện của các giải pháp đầy sáng tạo đáp lại sự xung đột – các giải pháp đáp lại những phản ứng năng nổ hoặc thụ động, các giải pháp đối phó với bạo lực.

Dorothy Thompson, tác giả

6. Cần có thái độ trung lập khi thảo luận vấn đề. Hãy tránh đưa ra những bình luận mang tính buộc tội hoặc phán xét. Chẳng hạn, thay vì nói “Mara, chị đã không cân nhắc tới vấn đề chi phí”, thì hãy nói “Chúng ta hãy xem xét vấn đề chi phí”. Cách nói trước đầy nhạy cảm vì đã ám chỉ Mara đã sơ sót và điều này đẩy cô ấy vào thế phòng thủ. Lời khuyên này cũng áp dụng cho tình huống ngoài công sở. Chẳng hạn, nếu những đứa trẻ đang cãi nhau, tốt nhất là chúng ta nên tránh la mắng vội vàng một bên nào trong chúng có hành vi không tốt.

7. Hãy nói về vấn đề tranh chấp, mà không nhắm vào con người. Thông thường, các bên trong cuộc xung đột sẽ “bới lông tìm vết” và/hoặc chỉ trích đối phương. Chúng ta thường nghe những câu đại loại như “Cô ta chẳng bao giờ chú ý tới tôi” và “Anh ta luôn dạy bảo tôi phải làm gì”. Nó chỉ phản ánh câu chuyện bên lề, mà không nhắm vào vấn đề trước mắt. Để có tiến triển, hãy hướng cuộc thảo luận vào trọng tâm vấn đề. Chẳng hạn, bạn có thể nói như sau: “Hãy nói cho tôi nghe công việc của mỗi người như thế nào” hoặc “Những tình huống nào trong công việc dễ gây ra xung đột nhất?”.

8. Đừng nói dài dòng mà hãy lắng nghe. Cổ nhân có câu “Chúng ta có hai tai và chỉ một cái miệng”, tức là để lắng nghe nhiều gấp đôi so với nói chuyện. Không thể giải quyết vấn đề trừ phi chúng ta hiểu rõ mọi khía cạnh của nó. Hãy khuyến khích các bên thoải mái trình bày vấn đề. Bạn lắng nghe và tìm hiểu sự việc.

9. Hãy hành động dựa trên vấn đề chúng ta đã tìm hiểu. Công việc của chúng ta là giải quyết xung đột để dự án có thể tiếp tục. Nếu thành công, không chỉ giải quyết được vấn đề, mà chúng ta còn tạo được sự tin tưởng từ phía nhân viên của mình.

-------o0o-------

Trích: 10 Bước Để Có Cuộc Sống Trọn Vẹn.
Tác giả: Dale Carnegie – Tác giả Đắc Nhân Tâm
Hoàng Huấn Dịch
Nxb: Lao Động, 2018 - Ảnh: Nguồn Internet