ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT NHÓM HOẠT ĐỘNG TỐT LÀ GÌ? - LÀM VIỆC NHÓM

Một nhóm mạnh thì mọi thành viên đều đồng lòng.

Với những gì đã trải qua trong những năm làm công tác xây dựng và phát triển nhóm, tôi nhận thấy rằng các nhóm gặt hái được thành công đều có một số đặc điểm chung. Có thể bạn là thành viên, là trưởng nhóm hoặc huấn luyện viên, dù bạn là ai thì bạn đều có thể trau dồi những phẩm chất này để xây dựng và phát triển nhóm của bạn, có thể thực hiện bất kì nhiệm vụ khó khăn nào. Và đây là một số đặc điểm đó:

1. Các thành viên trong nhóm quan tâm lẫn nhau

Để trở thành một nhóm lớn mạnh thì đây là đặc điểm mà bạn phải quan tâm đầu tiên, là cơ sở để xây dựng mọi thứ. Nhóm không gắn kết với nhau thì không thể xây dựng được. Tại sao? Vì nhóm của bạn không thể nào hợp nhất thành một được.

Lou Holtz, huấn luận viên bóng bầu dục nổi tiếng ở Hoa Kỳ nói về đặc điểm này như sau:

Anh ấy nói rằng anh ấy đã từng xem một chương trình truyền hình giải thích tại sao con người lại sẵn sàng hi sinh vì đất nước của họ. Trong chương trình nói về Thủy quân lục chiến Hoa Kỳ, Bộ Ngoại giao Pháp và Bộ Tư lệnh Anh, người ta nhận thấy rằng mọi người muốn hi sinh cho đất nước của họ bởi vì tình yêu của họ đối với những người đồng hương. Trong chương trình, họ đã phỏng vấn một người lính bị thương trong chiến đấu và đang hồi phục trong bệnh viện. Khi anh ta nhận được tin rằng đơn vị của mình đang bước vào một trận chiến rất khốc liệt, anh ta đã trốn viện và trở về đơn vị chỉ để mong muốn được chiến đấu dù bị thương hay hi sinh một lần nữa. Khi được hỏi tại sao anh lại làm thế, anh nói rằng khi bạn làm việc và sống với mọi người, bạn sẽ sớm nhận ra sự sống còn của bạn phụ thuộc vào mọi người và ngược lại. Để một nhóm thành công, mọi người trong nhóm cần phải có sự quan tâm lẫn nhau.

Tôi nhận ra rằng cách tốt nhất để mọi người trong nhóm trở nên thân thiết và quan tâm lẫn nhau không phải nằm ở những buổi hội họp về công việc mà nằm bên ngoài mục đích đó. Hằng năm, ở tổ chức mà tôi đang làm, mọi người đều có một vài sự kiện cộng đồng hay chuyến dã ngoại cùng nhau, chúng tôi cùng nhau lên kế hoạch, sắp xếp và tổ chức những hoạt động đó. Trong suốt chuyến đi, mọi người làm mọi thứ cùng nhau. Điều này không chỉ giúp chúng tôi gắn bó, hiểu nhau hơn mà còn ngăn chặn những mầm mống tiêu cực như chia bè kết phái trong tổ chức.

2. Các thành viên đều biết điều gì là quan trọng

Một trong những điều thích thú nhất trong công tác giảng dạy về lãnh đạo đó là làm thế nào để nhóm trở thành một khối thống nhất. Tất cả các bộ phận trong nhóm đều hướng về mục đích chung. Đặc điểm này nghĩa là hãy chắc chắn rằng mỗi thành viên trong nhóm của bạn đều biết điều gì là quan trọng cho nhóm. Đặc điểm này cũng giống như đặc điểm về mối quan tâm giữa các thành viên, là nền tảng để xây dựng nhóm.

Hãy lấy ví dụ trong môn bóng rổ, các thành viên đều biết rằng ghi điểm là mục tiêu quan trọng nhất của đội. Bởi vì chiến thắng chỉ giành cho đội có số điểm cao hơn. Khi các thành viên đều hiểu điều này, họ sẽ cố gắng tập luyện và thi đấu với phương châm làm thế nào để ghi được thật nhiều điểm. Ngược lại, nếu các thành viên không hiểu về điều này, họ lập một danh sách các nhiệm vụ khác nhau, rồi họ phân tán năng lượng của mình cho nhiều mục đích mà không đặt trọng tâm vào đâu hết. Điều này rất tai hại, bạn là một thiên tài chơi bóng rổ với những kỹ năng gồm lấy bóng, dẫn bóng. chuyền bóng thuần thục nhưng nếu nhóm bạn không ghi điểm nhiều hơn đối thủ, ban vẫn không thể chiến thắng.

Nếu có một thành viên nào đó trong đội bóng không biết về mục tiêu quan trọng nhất, năng lực của anh ta sẽ không được phát huy tốt nhất. Và khi anh ta thi đấu, đội bóng sẽ khó lòng thành công. Điều này cũng đúng trong mọi tổ chức khác. Bất kỳ ai không biết mục tiêu nào là quan trọng nhất của nhóm, người đó không chỉ không đóng góp nhiều cho đội mà còn có thể ngăn cản tiến trình đi đến thành công. Đó là lí do tại sao người lãnh đạo nhóm lại quan trọng, lãnh đạo nhóm phải biết mục tiêu quan trọng nhất của nhóm là gì và cần biết cách truyền đạt mục tiêu đó cho các thành viên.

3. Mọi người trong nhóm giao tiếp với nhau

Đặc điểm thứ ba về tính hiệu quả trong hoạt động nhóm đó chính là vấn đề giao tiếp. Không chỉ có trưởng nhóm là người phải trao đổi thông tin với những thành viên mà các thành viên cũng phải tương tác với nhau. Nếu không có điều này, các thành viên đang hoạt động riêng lẻ vì mục tiêu của mình hơn là vì mục tiêu chung của nhóm. Hậu quả là các công việc trùng lặp hoặc là mâu thuẫn với nhau.

Bất kỳ một vận động viên bóng rổ nào cũng hiểu rằng để kết nối tốt hơn với những thành viên khác, họ phải cùng nhau tấn công, phòng thủ, ban bật bóng cho nhau, mọi thứ phải trở nên nhịp nhàng. Trong vòng vây của đối thủ, người chơi cùng đội sẽ có hành động la lên kiểu “Đồng đội!” (Same team!) để người đang giữ bóng định vị được vị trí đồng đội mình và thực hiện thao tác chuyền bóng. Các thành viên trong đội bóng rổ tương tác với nhau để giúp đội mình kiểm soát bóng và hướng đến mục dích quan trọng nhất là ghi bàn.

Điều này cũng đúng trong các tổ chức khác. Các thành viên nên trao đổi và giao tiếp với nhau, một bầu không khí giao tiếp tích cực phải được thiết lập và khuyến khích hằng ngày. Mọi người trong nhóm phải có cảm giác rằng họ đang ở trong môi trường làm việc an toàn để đưa ra những lời đề nghị hoặc phê bình mà không cảm thấy bị đe doạ, tự do trao đổi thông tin trên tinh thần tự giác, và thảo luận các ý tưởng mà không sợ phê bình với thái độ tiêu cực. Giao tiếp cởi mở giữa các đồng nghiệp sẽ làm tăng năng suất. quan tâm

4. Các thành viên cùng nhau trưởng thành

Khi mà mọi người trong nhóm lẫn nhau, cùng nhau hướng đến mục đích chung trong một môi trường giao tiếp tích cực, đây là lúc để mọi người bắt đầu phát triển. Trong tổ chức, người trưởng nhóm có trách nhiệm phát triển nhóm thế nào là tốt nhất. Phải bảo đảm rằng mỗi cá nhân đều trưởng thành cả trên phương diện cá nhân và nghề nghiệp, và bảo đảm rằng mọi người trong tập thể nhóm đều cùng nhau phát triển - nghĩa là nhóm cũng phát triển.

Khi tôi làm công việc điều hành nhóm của mình, tôi có một cách tiếp cận thế này. Trước tiên, chúng tôi thảo luận cùng nhau mỗi tháng một lần. Tại đây, tôi sẽ biết thêm được những điều khác từ mọi người trong nhóm, tôi cũng chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức lại cho mọi người. Tức là mỗi người sẽ học tập rất nhiều điều từ người khác trong nhóm.

Thứ hai, tôi chia nhóm thành những nhóm nhỏ để học tập cùng nhau. Tôi thường chia ra ba hoặc bốn nhóm nhỏ như thế để cùng nhau vừa học vừa thực hiện một dự án. Điều này tạo ra một mối quan hệ khăng khít giữa các thành viên. Đây là một ý tưởng tuyệt vời, những người khác nhau ở những nhóm khác nhau có thể học hỏi lẫn nhau. Nó còn giúp người nhóm trưởng tìm ra những “mảnh ghép hợp nhau” trong nhóm.

Cuối cùng, tôi cử một hoặc một số cá nhân trong nhóm tham gia các buổi hội thảo hoặc học thuật, rồi những người đó sẽ chia sẻ những gì mà mình đã học được cho các thành viên khác trong nhóm. Chia sẻ kinh nghiệm, cho và nhận là cách tuyệt vời để thúc đẩy cả nhóm cùng nhau phát triển.

5. Hãy là một tập thể đoàn kết

Khi mọi người trong nhóm quan tâm về sự thành công của nhau và cùng nhau làm việc hướng đến mục tiêu chung, mọi người trở nên hiểu nhau hơn. Họ bắt đầu đánh giá cao những điểm mạnh và nhận thức được điểm yếu của nhau. Theo sau đó là nhận ra và đánh giá cao những phẩm chất đặc biệt của mỗi người. Điều này rất cần thiết cho việc xây dựng một “nhóm đoàn kết” (team “fit”).

Hãy hiểu cho đúng cụm từ nhóm đoàn kết. Không đơn giản là một nhóm được tập hợp bởi những cá nhân tài năng. Tôi tin rằng bạn cũng đã từng thấy một số đội bóng được tập hợp gồm rất nhiều những cá nhân tài năng, tuy nhiên, họ vẫn không thể thành công, diễu quan trọng ở đây là sự gắn kết trong tổ chức của bạn.

Điều quan trọng nhất ở một nhóm gắn kết chính là thái độ hợp tác. Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng người khác. Tinh thần cống hiến cho nhóm, tinh thần cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu. Trên hết, họ phải có niềm tin ở nhau nương tựa nhau, bù đắp khuyết điểm cho nhau. Nhóm đoàn kết là nơi mà mỗi thành viên nói với nhau: “Hãy tiến lên và làm công việc này, bởi vì, tôi biết bạn là người tốt nhất để hoàn thành nó!” mà không sợ xấu hổ hay phụ thuộc. Niềm tin giúp nhóm trở thành một khối thống nhất, hoàn thành mọi thứ một cách tốt nhất có thể. Một khi mọi người hiểu và tin tưởng lẫn nhau, sự đoàn kết của nhóm bộc lộ, văn hóa tổ chức được hình thành.

6. Các thành viên trong nhóm đặt lợi ích của nhóm lên trên lợi ích cá nhân

Khi mọi người trong nhóm có niềm tin vào sự thành công của nhóm và bắt đầu phát triển lòng tin lẫn nhau, đây là lúc mọi người chứng tỏ năng lực của mình đối với nhóm. Niềm tin lẫn nhau giúp mọi người đóng lòng đặt lợi ích của nhóm lên trên quyền lợi của cá nhân.

Điều tôi muốn đề cập ở đây nghĩa là mọi người trong nhóm đều có một vị trí riêng góp phần vào thành công của nhóm. Không nhất thiết bạn phải là giám đốc hay chỉ huy. Khi vận hành môi trường làm việc nhóm, mọi thứ đều có thể xảy ra. Thứ nhất, các thành viên nên hiểu rằng giá trị từ thành công của nhóm mang lại luôn lớn hơn giá trị thành công ở mỗi cá nhân. Mọi người chỉ quan tâm về điều này khi họ xây dựng được lòng tin ở nhau và người nhóm trưởng có cách nhìn nhận đúng đắn về điều gì là quan trọng cho nhóm. Đây là cơ sở trước tiên để mọi người nhận ra rằng thành công của nhóm đi kèm với thành công ở mỗi cá nhân.

Thứ hai, khi mọi người trong nhóm đặt lợi ích của nhóm lên trên lợi ích cá nhân, nhóm trưởng và các thành viên nên có kế hoạch động viên và khen thưởng cho những đóng góp tích cực. Điều này càng giúp cho niềm tin và tinh thần làm việc ở mỗi cá nhân tăng lên. Rồi mọi người sẽ nhận ra rằng, chủ nghĩa cá nhân chỉ giành được danh hiệu, nhưng làm việc nhóm mới giành được chức vô địch.

7. Mỗi thành viên đều có một vai trò đặc biệt

Khi cỗ máy vận hành nhóm bắt đầu trơn tru hơn và mỗi cá nhân sẵn sàng ưu tiên lợi ích của nhóm, mỗi người bắt đầu thể hiện một vai trò đặc biệt của mình trong nhóm. Họ có thể thực hiện được điều này bởi vì bây giờ họ đã biết cần làm gì để mang đến thành công cho nhóm, và cũng bởi vì mọi người đã biết năng lực của nhau. Với những hiểu biết đó cùng với sự động viên hợp lý của nhóm trưởng, mọi người sẽ vui vẻ đảm nhiệm vai trò phù hợp. Philip Van Auken, đã nói về điều này trong Những thách thức của nhà quản lý (The Well-Managed Ministry): “Những thành viên cảm nhận được vai trò đặc biệt của mình trong tổ chức sẽ tạo ra những điều đặc biệt cho tổ chức”.

Khi ở vị trí thích hợp, mỗi cá nhân sẽ phát huy được điểm mạnh của mình, tài năng của họ sẽ được tối đa hóa. Tuy nhiên, mọi thứ không bao giờ dễ dàng. Vì thành công của đội mới là điều quan trọng nhất, do đó mỗi cá nhân phải điều chỉnh linh hoạt để hướng đến mục đích chung. Ví dụ: nếu bạn là một người hâm mộ môn bóng rổ, chắc hẳn bạn đã nghe nói về Magic Johnson. Anh đã thi đấu cho Los Angeles Lakers vào những năm 1980, khi đó đội bóng là một trong những đội xuất sắc nhất. Tài năng lớn nhất của anh được biết đến đó là khả năng tạo ra những đột biến cho trận đấu, đặc biệt là những đường chuyền từ khoảng cách rất xa cho đồng đội phía trên ghi điểm. Nhưng Johnson là một cầu thủ luôn sẵn sàng lấp vào những khoảng trống đang thiếu của đội nếu cần. Trong nhiều mùa giải, anh ta hoạt động ở cả vị trí hậu vệ dẫn bóng (guard),tiên phong, lẫn vị trí trụ. Anh ấy có lẽ là cầu thủ bóng rổ chuyên nghiệp duy nhất đã từng làm được điều đó.

Điều quan trọng là mỗi người trong nhóm có một nhiệm vụ để cống hiến, nhiệm vụ này phù hợp với cả mục đích và nhu cầu của nhóm cũng như tài năng và năng lực của họ. Khi có một vị trí nào không hợp lý, toàn đội sẽ bị ảnh hưởng.

Nhiệm vụ của người nhóm trưởng là nhận ra được điều này và phân chia công việc phù hợp. Khi nhận ra sự bất hợp lý trong vị trí bất kỳ, người nhóm trưởng cần có sự điều chỉnh kịp thời.

8. Những đội xuất sắc có những người dự bị tuyệt vời

Trong thể thao, băng ghế dự bị mang đến sự sai lầm lớn nhất trong đánh giá sức mạnh thực sự của đội. Những cầu thủ thi đấu chính thức tin rằng mình rất quan trọng, trong khi những người trên ghế dự bị thì không. Cầu thủ chính thức thường tin rằng họ là những người tạo khác biệt cho đội mà không cần những cầu thủ dự bị. Còn cầu thủ dự bị thì không quan tâm đến việc khởi động trước trận đấu cũng như những chiến thuật của huấn luyện viên, bởi vì họ cho rằng mình không có mấy ảnh hưởng, sự hiện diện của mình chỉ mang tính “chữa cháy”. Nhưng sự thật thì ngược lại, cầu thủ dự bị cũng rất quan trọng như cầu thủ chính thức, đội sẽ không bao giờ thành công nếu thiếu những cầu thủ đặc biệt này.

Điều đầu tiên mà băng ghế dự bị mang đến đó là tính ổn định cho đội. Trong bóng bầu dục, các đội bóng mạnh thường có những chiến thắng thuyết phục khi bắt đầu mùa giải. Nhưng khi mùa bóng đi đến giai đoạn nước rút, chẳng hạn như những trận play – off hay những trận của đội tuyển quốc gia, vai trò của các cầu thủ dự bị là vô cùng quan trọng. Tôi chưa thấy đội bóng nào lên ngôi vô địch mà vắng bóng cầu thủ trên băng ghế dự bị. Sự thật, một phần mục đích ở cuốn sách này muốn hướng đến là phát triển một đội ngũ dự bị tốt: lựa chọn, trang bị và phát triển con người để sẵn sàng đảm nhận nhiệm vụ khi cần thiết.

Thứ hai, những cầu thủ dự bị tạo ra nền tảng vững chắc duy trì phong độ của đội. Sự thật là vậy, bởi vì quá trình tập luyện của đội phụ thuộc vào những cầu thủ dự bị. Các cầu thủ trong đội thường cố gắng luyện tập để “có chân” trong đội hình chính thức. Nếu bên cạnh họ là những đồng đội yếu kém, quá trình luyện tập cũng tỏ ra thiếu nghiêm túc và ít nỗ lực. Nhưng khi bên cạnh họ là những cá nhân tuyệt vời sẵn sàng ra sân, quá trình tập luyện sẽ nghiêm túc và kỹ năng từ đó cũng sẽ cải thiện từng ngày. Tất nhiên, đội bóng sẽ hưởng lợi, theo như các huấn luyện viên, đó là trạng thái “cơn đau đầu dễ chịu”. Điều này cũng đúng trong các tổ chức khác. Nếu chất lượng nhóm dần cải thiện từng ngày, tôi tin chắc rằng thành công sẽ đến dễ dàng hơn.

Cuối cùng, băng ghế dự bị là nơi để các cầu thủ chính hồi phục thể lực và tinh thần. Trong bóng bầu dục, dù cầu thủ có xuất sắc đến đâu thì vẫn không thể mang đến thành công cho đội với thể lực yếu kém hay chấn thương do thi đấu quá sức, lúc này các cầu thủ dự bị sẽ thay thế vị trí của anh ta trong đội hình để anh ta được nghỉ ngơi. Đây là yếu tố rất quan trọng trong việc xây dựng nhóm, sự hi sinh và sẵn sàng cống hiến cho đội khi cần. Đây cũng là biểu hiện của việc các thành viên đặt mục tiêu của nhóm lên trên lợi ích cá nhân.

9. Các cá nhân biết chính xác nhóm mình đang đứng ở đâu

Trong thể thao, khả năng biết được tình hình hiện tại của đội trong suốt trận đấu sẽ biến những vị trí thích hợp trở thành những người chơi giỏi. Phẩm chất này là một loại kỹ năng, cá nhân nào có nó sẽ giúp họ thăng tiến trong sự nghiệp của mình. Ứng với mỗi môn thể thao cũng như lĩnh vực khác nhau, sẽ có tên gọi khác cho kỹ năng này. Ví dụ trong bóng bầu dục gọi là đọc vị trận đấu football sense), trong bóng rổ là tầm nhìn (court sense hoặc vision). Đó là kỹ năng mà người huấn luyện viên sẽ biết được đội mình nên phòng thủ hay tấn công, bao nhiêu thời gian nữa kết thúc trận đấu, cầu thủ nào đang chấn thương hay hết thể lực, cần thay cầu thủ nào để tạo lợi thế cho đội,... Đó là khả năng giúp cả cầu thủ và đội bóng trở thành những con người tuyệt vời.

Ở các lĩnh vực ngoài thể thao, người ta gọi là kỹ năng tổ chức (organizational sense). Đó là khả năng biết được điều gì đang xảy ra trong tổ chức, tổ chức đang đứng ở đâu và làm gì để đạt được mục đích, làm thế nào để đánh bại đối thủ, tinh thần và thể lực của các cá nhân khác ra sao,... Không phải tất cả các thành viên trong tổ chức đều có được kỹ năng này, nhưng đó là kỹ năng mà người lãnh đạo nào cũng phải có. Họ phải kiểm tra hoạt động nhóm thường xuyên và lắng nghe thụ động cũng như chủ động từ những cá nhân khác về tình hình nhóm. Nếu tất cả các thành viên đều hiểu được điều này, họ đang ở vị thế cao hơn hiện tại góp phần vào thành công của nhóm.

10. Các thành viên sẵn sàng đánh đổi

Thành công và chiến thắng của nhóm phải đi cùng với sự hi sinh và đánh đổi. Mỗi thành viên trong nhóm luôn biết hi sinh cả thời gian và năng lượng của mình để luyện tập và cải thiện. Phải sẵn sàng chịu trách nhiệm, hi sinh những ham muốn cá nhân, từ bỏ lợi ích cá nhân cho thành công của nhóm.

Điều này đúng cả trong lĩnh vực kinh tế, và cả trong quân sự. Trong một cuộc phỏng vấn với David Frost, chỉ huy lực lượng Đồng Minh trong Chiến tranh vùng Vịnh, khi được hỏi: “Bài học lớn nhất mà ông đã học được là gì?”. Ông ta trả lời:

Tôi tin rằng có một sự thật rất đơn giản trong quân đội. Dù bạn có được trang bị bởi bao nhiêu xe tăng, hỗ trợ bởi bao nhiêu chiến cơ hay các yếu tố sức mạnh quân sự khác được phối hợp với nhau trong cuộc chiến. Nhưng nếu những lính bộ binh hay phi công không có một khát khao chiến thắng, sẵn sàng chiến đấu hi sinh phục vụ cho Tổ quốc.... mọi thứ đều trở nên vô nghĩa.

Nếu không đặt yếu tố con người là quan trọng nhất tạo nên thắng lợi, quân đội sẽ M không bao giờ giành chiến thắng, tổ chức không bao giờ thành công. Phải là như vậy!

Khi bạn xây dựng một nhóm trong tổ chức của mình, bạn sẽ có khả năng đạt được thành công mà bạn không bao giờ nghĩ là có thể. Làm việc theo nhóm giúp cho những cá nhân bình thường trở thành những con người phi thường. Và khi các thành viên trong nhóm không phải là những người bình thường, khả năng của họ sẽ được tăng lên đáng kể.

---o0o---

Trích: Làm Việc Nhóm

Tác giả: John C.Maxwell

Huỳnh Nhựt Tân dịch

NXB. Hồng Đức

Ảnh: nguồn Internet